5 conseils pour des réunions plus efficaces

Les réunions : les gens semblent les aimer ou les détester. Certains considèrent les réunions comme une perte de temps, tandis que d’autres s’épanouissent dans l’énergie collaborative qui découle des contrôles réguliers ou des réunions debout. Quelles que soient les émotions suscitées par l’inscription d’une réunion au calendrier, les réunions sont un outil essentiel pour une équipe efficace et performante. L’organisation de réunions efficaces demande un peu de temps et de planification, mais elle donne d’excellents résultats. Voici cinq conseils pour des réunions plus efficaces qui renforceront la communication et la réussite de votre équipe.

1. Élaborez un programme clair et stimulant.

Avant de convoquer une réunion, établissez l’ordre du jour. Quels sont les objectifs de la réunion ? Aujourd’hui, plus que jamais, nous devons penser à inclure un objectif plus personnel. En plus de « s’occuper des affaires », nous devons demander aux gens comment ils vont, montrer que nous nous intéressons à eux et leur offrir notre soutien si nécessaire.

2. Assurez-vous qu’une réunion d’équipe est la meilleure approche.

Si les réunions permettent de résoudre rapidement des problèmes complexes, elles interrompent également le travail de l’équipe. Avant de programmer une réunion, posez-vous quelques questions de base.

Est-il préférable d’aborder la question en équipe ou en tête-à-tête ?
Quelles sont les personnes qui doivent participer ? Nous informerons les autres après la réunion.
La question peut-elle être traitée efficacement par courrier électronique, par chat ou par un autre moyen de communication ?

Ne vous contentez pas d’organiser des réunions par habitude. Les réunions consomment du temps et de l’énergie et, pour être efficaces, elles doivent toujours apporter une valeur ajoutée à chaque personne qui y participe.

3. Informez l’équipe de l’ordre du jour de la réunion à l’avance.

Envoyez une note rapide à l’équipe pour l’inviter à la réunion et lui donner une idée des questions qui seront abordées. Les membres de l’équipe ont ainsi la possibilité de réfléchir à des questions ou de rassembler des informations pertinentes avant le début de la réunion.

4. Assurez-vous que chacun apporte une valeur ajoutée et participe activement.

Il est tentant d’organiser une réunion pour informer les gens et partager des informations, mais cela pourrait se faire par courrier électronique, n’est-ce pas ? Pour tirer le meilleur parti d’une réunion, veillez à ce qu’elle soit l’occasion d’un brainstorming et qu’elle permette de recueillir les idées et les commentaires des participants.

5. Envoyez un rappel après la réunion.

À la fin de la réunion, mais pendant que tout le monde a encore en tête ce qui s’est passé, envoyez une note rapide à l’équipe pour la remercier de sa contribution et dresser la liste des points forts de la réunion. Cette liste doit inclure toutes les questions soulevées qui nécessitent un suivi et toutes les tâches qui ont été assignées aux membres de l’équipe. Communiquer ces points à l’équipe permet de maintenir tout le monde sur la bonne voie et de s’assurer que les tâches sont accomplies. En remerciant l’équipe, vous renforcez la valeur ajoutée de chaque membre et vous lui témoignez une reconnaissance bien méritée. Nous avons tous besoin d’un coup de pouce de temps en temps !

Ingrid Kelada

Propriétaire de KCC Psychologie positive organisationnelle & Expert en bonheur

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