5 excellents conseils pour la gestion du temps et des priorités

Une gestion efficace du temps et des priorités peut faire une énorme différence dans notre efficacité et notre capacité à atteindre des objectifs cruciaux. Le fait d’assumer trop de tâches ou de ne pas avoir d’objectifs clairement définis peut nuire à la productivité. Identifier vos objectifs et limiter votre liste quotidienne de choses à faire peut vous aider à accomplir vos tâches de manière plus ciblée et plus efficace. En décidant quelles tâches peuvent être déléguées ou reportées, vous vous assurez de consacrer l’essentiel de votre temps aux choses que vous devez faire aujourd’hui.

La gestion du temps consiste à travailler plus intelligemment plutôt que plus durement. Il s’agit d’être occupé pour les bonnes raisons afin de pouvoir se reposer et se détendre à la fin de la journée. La gestion des priorités consiste à décider quelles sont les tâches les plus urgentes et les plus importantes, qui requièrent vos compétences spécifiques, et quelles sont celles qui peuvent attendre ou être déléguées à un autre membre de l’équipe. Une bonne compréhension de ces deux techniques vous aidera à atteindre vos objectifs et à trouver l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée que nous recherchons tous.

Voici 5 conseils pour améliorer vos compétences en matière de gestion du temps et des priorités dès aujourd’hui.

1. Identifiez vos objectifs

Si vous ne savez pas où vous allez, vous n’y arriverez probablement jamais, n’est-ce pas ? Quel que soit votre secteur d’activité, votre entreprise et votre équipe doivent avoir des objectifs quantifiables écrits et communiqués à tous les membres de l’équipe. Lorsque vous comprendrez comment votre rôle s’inscrit dans les objectifs de l’entreprise, vous saurez comment être le plus efficace possible à votre poste au sein de l’organisation.

2. Fixez des limites raisonnables à vos tâches quotidiennes en choisissant vos grenouilles !

Combien de tâches pouvez-vous raisonnablement accomplir en une journée ? Cela dépend en grande partie du type d’emploi que vous occupez et de votre capacité à gérer les interruptions. Si vous ne le faites pas déjà, rédigez chaque matin une liste de tâches à accomplir, en y inscrivant quelques tâches (pas plus de cinq) que vous souhaitez réaliser dans la journée. Sur KCC, nous appelons cela vos « grenouilles ».

Faites une petite analyse. En moyenne, combien de tâches accomplissez-vous en une seule journée ? Y a-t-il des jours où vous accomplissez systématiquement plus ou moins de tâches ? Peut-être que les lundis sont des jours très chargés en réunions et que vous n’arrivez à faire qu’une ou deux autres choses, mais vous remarquez que les mercredis sont vos jours les plus productifs et que vous arrivez à faire 4 ou 5 choses.

Ajustez vos limites en fonction de vos propres données. Si vous ne cochez que rarement, voire jamais, plus de quatre éléments de votre liste de tâches en une journée, fixez-vous une nouvelle limite en vous engageant à ne réaliser que quatre tâches par jour. Cela vous aidera à réduire votre niveau de stress et à fixer des objectifs et des délais réalistes pour vous-même et votre équipe.

3. S’attaquer d’abord aux tâches les plus urgentes et les plus importantes

Lorsque vous examinez vos objectifs et les tâches qui vous sont assignées pour le mois, la semaine et la journée, classez-les en fonction de leur degré d’urgence et de leur importance. Il existe de nombreuses façons de procéder. Une méthode simple qui ne prend que quelques minutes s’appelle la matrice d’Eisenhower, qui vous aide à trier et à hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Cette méthode vous aide également à identifier les tâches à reporter à plus tard et celles à déléguer ou à éliminer.

4. Déléguer, renvoyer, éliminer et programmer

Lorsque vous examinez vos objectifs et vos tâches pour la journée, gardez à l’esprit les éléments qui peuvent être reportés à plus tard (notez-les sur un calendrier hebdomadaire ou mensuel afin de ne pas les oublier) et ceux qui peuvent être confiés à quelqu’un d’autre ou éliminés.

Comment décidez-vous ? En général, si une tâche est importante mais pas urgente, c’est qu’elle peut être reportée à plus tard. Recherchez sur votre liste les tâches qui sont urgentes mais pas importantes, en particulier celles qui ne requièrent pas de compétences particulières de votre part. Si vous le pouvez, déléguez ou confiez ces tâches à quelqu’un d’autre afin de pouvoir vous concentrer sur les tâches prioritaires que vous êtes le seul à pouvoir traiter. Souvenez-vous du principe 20/80. 20 % de ce que nous faisons contribue à 80 % de nos résultats…

5. Donnez la priorité à votre croissance

Si vous cherchez à améliorer votre gestion du temps et des priorités, ajoutez notre formation sur la gestion du temps et des priorités à votre liste de tâches ! Cette session vous donne l’occasion d’examiner vos habitudes actuelles et votre style personnel et vous propose des solutions actualisées, simples et pratiques qui vous feront gagner de précieuses heures. Consultez notre formation sur la gestion du temps et des priorités et obtenez les meilleures pratiques et conseils pour rendre votre temps de travail efficace et productif afin d’atteindre vos objectifs et de trouver un équilibre entre travail et loisirs.

Ingrid Kelada

Propriétaire de KCC Psychologie positive organisationnelle & Expert en bonheur