3 conseils pour des réunions très efficaces

Les réunions sont un outil puissant qui peut améliorer l’efficacité de n’importe quelle équipe lorsqu’il est utilisé de manière efficace. Une réunion bien organisée constitue un excellent moyen de communiquer les changements à venir, de résoudre les problèmes et d’apporter des réponses innovantes aux besoins des clients.

Cependant, un gestionnaire qui utilise mal les réunions fait perdre du temps, crée de la frustration et diminue la productivité. Cela peut conduire les membres de l’équipe à redouter les réunions ou à essayer de les éviter autant que possible, ce qui entrave encore la communication.

Avec un peu d’organisation et un engagement à faire des suivis avec les membres de l’équipe, vous pouvez éviter les erreurs courantes lors des réunions et préparer votre équipe à réussir grâce à des réunions très efficaces. Voici trois conseils qui amélioreront à coup sûr l’expérience de votre équipe en matière de réunions.

1. Établissez un ordre du jour clair avec des objectifs définis.

Un moyen sûr d’accroître la frustration au sein de votre équipe est de planifier une réunion sans ordre du jour clairement défini et sans objectifs précis. Un ordre du jour permet à la réunion de se concentrer sur les questions à traiter. Il garantit également que tous les sujets sont abordés de manière structurée et indique clairement quand la réunion est terminée.

Envoyez un ordre du jour succinct avec des objectifs clairs avant la réunion. Cela permet aux membres de l’équipe de se préparer, d’identifier leurs questions et de reconnaître l’intérêt de leur participation. L’ordre du jour fournit également une feuille de route pour guider la réunion.

2. Invitez les bonnes personnes.

Il peut être tentant de convoquer une réunion générale pour que tout le monde entende les mêmes informations en même temps. S’il est important que tous les membres de l’équipe soient sur la même longueur d’onde, le fait d’inviter à une réunion des personnes qui ne bénéficient pas directement de l’information peut se retourner contre vous. Le fait d’obliger les membres de l’équipe à s’absenter de tâches essentielles pour assister à une réunion qui ne les concerne pas peut susciter du ressentiment. Les membres de l’équipe qui ne sont pas impliqués dans la discussion peuvent ralentir le processus en posant des questions sans rapport avec le sujet ou en proposant des idées irréalisables.

Lorsque vous planifiez une réunion, prenez le temps de réfléchir aux personnes qui doivent y assister. Chaque participant a-t-il un lien direct avec le sujet ? Quels sont les avantages de leur présence dans la salle pour la discussion ? La réunion les détournera-t-elle de tâches plus importantes ? Serait-il plus simple et tout aussi efficace de leur envoyer un courriel récapitulatif après la réunion ?

3. Faites un suivi rapide avec un résumé.

Une réunion permet de fixer les objectifs, d’établir les rôles et d’informer l’équipe des progrès réalisés. L’envoi d’un résumé dans les 24 heures permet de garder les points clés à l’esprit de chacun. Une communication claire est essentielle pour une équipe performante. Le suivi avec les membres de l’équipe permet de s’assurer que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.

Un courriel de suivi contenant un résumé permet également d’éviter les erreurs de communication concernant les nouvelles échéances, les changements de priorités ou l’attribution des tâches. Envisagez d’utiliser une application d’intelligence artificielle pour résumer vos réunions et indiquer les prochaines étapes. Chez KCC, nous utilisons « AI Meeting Notes TeamsMaestro », mais vous pouvez également essayer Copilot, ChatGPT, et bien d’autres.

Réinventez vos réunions

Votre équipe fonctionne-t-elle à plein régime ? Nos formateurs expérimentés peuvent vous apprendre à améliorer vos réunions d’équipe et à favoriser une véritable collaboration. Notre formation sur la gestion des réunions fait appel à des méthodes éprouvées, étayées par la science, pour enseigner des compétences essentielles et des stratégies de mise en œuvre concrètes. Renseignez-vous sur nos horaires flexibles, nos sessions virtuelles ou en personne et nos options linguistiques bilingues.