5 éléments d’une délégation réussie
La délégation est l’une des compétences les plus importantes que vous puissiez acquérir en tant que dirigeant. Non seulement elle permet de former efficacement votre équipe et de lui donner la maîtrise du travail que vous effectuez ensemble, mais c’est comme si elle vous permettait d’ajouter des heures supplémentaires à votre journée. La délégation vous permet d’accomplir simultanément plusieurs tâches sur votre liste de choses à faire.
Le fait d’envisager de confier des tâches à d’autres membres de l’équipe peut sembler intimidant au premier abord. Cependant, le véritable processus de délégation ne se limite pas à demander à un membre de l’équipe d’ajouter un élément à sa liste de tâches. Une délégation réussie implique cinq étapes essentielles pour garantir que le travail que vous confiez est effectué correctement, dans les délais et sans que vous ayez à y consacrer beaucoup de temps. Voici les cinq éléments clés d’une délégation réussie.
1. Confiez le travail à quelqu’un qui peut le faire.
La première étape de la délégation consiste, bien sûr, à demander à quelqu’un d’autre de faire le travail à votre place. La bonne personne doit avoir du temps dans son emploi du temps. Il n’est pas nécessaire qu’elle sache déjà comment accomplir la tâche. Ce que vous recherchez plutôt, c’est une personne qui a accès aux ressources nécessaires pour effectuer le travail. Il se peut qu’elle ait d’abord besoin d’une formation ou d’un accompagnement, alors prévoyez ce temps dans votre plan. Si la formation prend peu de temps et que la tâche est récurrente, prendre le temps de mettre l’employé à niveau constitue un excellent investissement.
Essayez de ne pas trop stresser à cette étape du processus. Considérez la délégation comme un cadeau offert à un membre de votre équipe. Vous lui offrez la possibilité d’accroître ses compétences et d’améliorer sa valeur au sein de l’équipe.
2. Communiquer des conditions précises de satisfaction.
L’une des raisons pour lesquelles les gens hésitent à déléguer leur travail est la crainte que la tâche soit mal exécutée ou qu’elle reste inachevée. La meilleure façon de lutter contre ce problème est de communiquer clairement les attentes. Veillez à préciser le délai, le budget, le contexte, les résultats attendus et toute circonstance particulière. Demandez à votre coéquipier de vous résumer ce qu’il a entendu de votre part. Cela permet de s’assurer que vous avez communiqué vos besoins de manière efficace et qu’ils se sentent en confiance.
Veillez également à clarifier la manière dont vous souhaitez tous deux traiter les questions qu’ils pourraient avoir à propos de la tâche. Voulez-vous qu’ils vous posent ces questions ? En personne ? Par courrier électronique ? Y a-t-il dans l’équipe une autre personne compétente qui pourrait également être une bonne ressource si vous n’êtes pas disponible pour répondre aux questions ?
Il est également souhaitable de mettre toutes ces attentes par écrit. Ainsi, vous pourrez tous deux vous référer au document ou à l’e-mail et voir précisément ce qui a été discuté. Il peut être difficile de se fier uniquement à sa mémoire, surtout lorsque l’on jongle avec de nombreuses autres tâches ou projets.
3. Élaborez un plan.
Si le projet ou la tâche que vous déléguez est simple, cette étape peut être très facile. S’il s’agit d’un processus en plusieurs étapes, vous devrez peut-être passer un peu plus de temps à décomposer le projet en étapes.
Dans la mesure du possible, demandez à votre employé d’élaborer le plan du projet. Il vous surprendra peut-être par son ingéniosité, et le fait d’élaborer une stratégie renforce l’adhésion des employés, ce dont nous parlerons plus en détail dans une minute.
4. Obtenez l’adhésion.
Un élément essentiel de la délégation, mais souvent négligé, est l’adhésion des employés. Votre coéquipier pense-t-il qu’il est possible d’accomplir la tâche avec les informations que vous lui avez données ? Le délai lui semble-t-il raisonnable ?
À première vue, ces considérations peuvent sembler sans importance. Après tout, les délais sont parfois fixés en fonction des besoins du client. En demandant à l’employé s’il dispose de tout ce dont il a besoin pour continuer, vous renforcez votre communication avec lui. Et en posant la question « Pouvez-vous terminer ce travail d’ici vendredi ? », vous donnez à l’employé l’occasion de faire part de ses préoccupations concernant le calendrier.
5. Mettez en place une structure de responsabilisation.
Tenez compte de la durée et de la complexité du projet. Décidez à quelle fréquence et sous quelle forme vous souhaitez être informé de l’avancement de la tâche. Il peut s’agir simplement d’ajouter une vérification à une réunion hebdomadaire déjà programmée. Vous préférerez peut-être recevoir des mises à jour par courrier électronique ou des rapports d’avancement. Si le projet est complexe ou sensible, une réunion personnelle peut s’avérer plus efficace.
Quoi qu’il en soit, décidez ensemble du format sous lequel vous suivrez les progrès. Effectuez un suivi auprès d’eux de la manière et au moment convenus. Lorsque les employés savent que vous prenez au sérieux les systèmes de responsabilisation que vous avez mis en place, ils sont beaucoup plus enclins à répondre à ces attentes.
Devenez un pro de la délégation.
Il n’y a jamais assez d’heures dans une journée pour accomplir toutes les tâches que nous voulons, c’est pourquoi la délégation est un outil si puissant. Sur KCC, nous avons une session de formation entière axée sur le développement des employés par le biais de la délégation. Cette session vous enseigne les étapes clés pour responsabiliser et développer efficacement vos employés.
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Ingrid Kelada et l’équipe KCC
Propriétaire de KCC Psychologie positive organisationnelle & Expert en bonheur